Oletko yrityksen toimitusjohtaja tai henkilöstöhallinnosta vastaava työntekijä? Vai oletko vasta perustamassa yritystä, jossa työskentelee useampia ihmisiä kuin sinä itse?
Yrityksen toiminnassa on runsaasti asioita, joita tulee ottaa huomioon. Ensimmäisenä mielessä ovat luonnollisesti talousasiat. Onko yrityksellä tarpeeksi tuloja, jotta palkkaa voidaan maksaa? Sekin monesti käy mielessä, että kuinka pitkään ja kuinka monella palkkoja voidaan maksaa.
Nämä ovat erittäin tärkeitä seikkoja, jotka tulee selvittää hyvissä ajoin etukäteen, ennen kuin lupailee työpaikkaa kenellekään omaan firmaan – tai ennen kuin allekirjoittaa työsopimusta.
Pelisäännöt selväksi työvuoroista
Kun useampia ihmisiä alkaa yrityksessä olla mukana palkkalistoilla, on tärkeä sopia pelisäännöt työaikojen ja työvuorojen osalta. Työvuorot ovat tärkeitä yrityksissä, joissa toiminnan turvaamiseksi joudutaan tekemään useampia vuoroja – aamuvuoroja, iltavuoroja ja vaikkapa yövuoroja, puhumattakaan viikonlopuista. Toisilla firmoilla työvuoroilla ei ole välttämättä niin väliä, jos on sovittu asioiden olevan valmiina tiettynä päivinä ja jos työtä tehdään pääasiassa etänä.
Joka tapauksessa, oli tilanne sitten mikä hyvänsä, on tärkeää aloittaa työvuorosuunnittelu hyvissä ajoin. Ennen vanhaan firmoissa ja nyrkkipajoissa on työvuorot suunniteltu paperilapulle, joka on toimiston seinällä tyttökalenterin vieressä. Sen jälkeen työvuoroja on saatettu kirjata jopa taulukkolaskentaohjelmaan, kuten Microsoft Exceliin. Tämä saattaa toimia, jos ongelmia ei ole ollut. Mutta kun ongelmiakin tuppaa tulemaan, ja useat ongelmat voivat johtua väärinkäsityksestä ja muistamattomuudesta.
Nämä syyt eivät kuitenkaan lämmitä siinä vaiheessa, kun työvuorot ovat menneet päin prinkkalaa eivätkä työntekijät ole saapuneet paikalle silloin, kun yrityksen pomo on näin luullut. Väärinkäsityksestä johtuen saattavat hihat palaa pahemman kerran, eikä työpaikassa ole välttämättä enää hyvä henki inhimillisen erheen vuoksi.
Tietokoneohjelmisto työvuorosuunnitteluun
Tämän vuoksi onkin tärkeää miettiä, voisiko työvuorosuunnitteluun ottaa mukaan sitä varten suunnitellun ohjelman. Yksi tällaisista ohjelmista on nimeltään TimePlan. Tällaisella ohjelmalla voidaan saada yritykselle yleiskatsaus työvuorojen suunnitteluun, vuorojen kiertoihin, tuntien kirjauksiin ja poissaoloihin. Se on samalla optimointityökalu.
TimePlanin järjestelmä on myös siitä älykäs ohjelma, että se huolehtii työlainsäädännöstä ja jopa työehtosopimusten noudattamisesta. Työnantajan ei tarvitse siis lukea lakikirjaa koko ajan tietääkseen, ovatko monimutkaiset työehtosopimukset nyt varmasti täytetty. Lakikirjan lukeminen on toki suositeltavaa, mutta perusasioissa TimePlanin kaltaiset ohjelmat tekevät päivittäisen työn toimitusjohtajia ja henkilöstöhallintoa helpottavilla tavoilla.
Tämä ohjelma on käytössä jopa 25 maassa ja isoillakin firmoilla, joten yritysten kannattaa ottaa tällainenkin vaihtoehto huomioon. Työvuorosuunnitteluohjelmistot ovat parhaimmillaan tarpeellisia työkaluja myös työntekijöille, jotka voivat tarkistaa omat työvuorot kotoaan esimerkiksi puhelimella, tabletilla tai tietokoneella.
Paperilapun tai excelin täyttäminen on varmasti tiettyyn pisteeseen asti ollut oiva tapa huolehtia työvuoroista, mutta yritysten tulisi muistaa että nyt ollaan jo seuraavalla vuosikymmenellä, jolloin työntekijätkin vaativat enemmän – ja syystä. Jos yritys ei pidä huolta työvuorosuunnittelusta ja työehtosopimusten noudattamisesta, lähtevät hyvät työntekijät mieluusti toisiin firmoihin hankkimansa kokemuksen jälkeen. Sitä kannattaa kaikkien hyvien yritysten välttää.
